日本版DBSの情報管理規程とは？事業者が整備すべき内容

日本版DBSの情報管理規程とは、犯罪事実確認で得られる性犯罪歴などの情報を、誰が、どのように取り扱い、管理するかを定める社内規程です。

学校・認可保育所などの義務対象事業者や、国の認定を受ける学習塾・スポーツクラブなどの事業者に作成が求められます。任意認定を申請する場合は、添付書類として提出する必要があります。

こども家庭庁は3種類のひな型を公開していますが、事業者によって使用するひな型が異なります。

判断するのは、従業員の人数ではありません。犯罪事実確認の情報を閲覧する人の人数と、国のシステム以外に記録を保存するかどうかです。

この記事では、3種類のひな型の違い、規程に定める内容、実際の管理で必要となる対応を整理します。

日本版DBSの情報管理規程はなぜ必要？

日本版DBSは、2026年12月25日に施行される「こども性暴力防止法」に基づく制度です。

対象となる事業者は、子どもに接する一定の業務に従事する人について、法律で定められた性犯罪の前科の有無を確認します。

この犯罪事実確認によって得られる情報は、本人のプライバシーに深く関わるものです。

そのため、事業者が自由に閲覧したり、社内で共有したり、ほかの目的に利用したりすることはできません。

情報管理規程では、主に次の事項を定めます。

• 犯罪事実確認情報を取り扱う責任者
• 情報を閲覧・利用できる人の範囲
• 情報の記録・保存方法
• 不正アクセス、盗難、紛失などの防止措置
• 情報漏えい等が発生した場合の対応
• 情報の廃棄・消去方法

規程を作成する目的は、書類を提出することだけではありません。

実際に情報を取り扱う際のルールを明確にし、不適切な利用や漏えいを防止することです。

情報管理規程には3種類のひな型がある

こども家庭庁は、事業者の情報管理方法に合わせて、3種類の情報管理規程のひな型を公開しています。

ここでいうシステムとは、こども家庭庁の「こまもろうシステム」です。

ひな型①｜責任者1人だけが閲覧する場合

ひな型①は、情報管理責任者1人だけが、こまもろうシステム上で犯罪事実確認書を閲覧する運用を想定しています。

また、確認書の内容をシステム外に記録・保存しないことが前提です。

例えば、学習塾の経営者1人が情報管理責任者となり、自身だけが確認書を閲覧する場合です。

ただし、経営者だけが閲覧することに決めても、その結果を教室長などへメールで送信している場合には、このひな型の前提と一致しません。

実際に誰が情報を見るのか、ほかの担当者へ何を伝えるのかまで確認する必要があります。

ひな型②｜複数人が閲覧する場合

ひな型②は、情報管理責任者を含む複数人が、こまもろうシステム上で犯罪事実確認書を閲覧する運用を想定しています。

ただし、確認書の内容をシステム外に記録・保存しないことが前提です。

例えば、本部の責任者と人事担当者が、それぞれ必要な権限で確認する場合が考えられます。

この場合、誰に閲覧権限を与えるのか、どのような業務上の必要性があるのかを明確にする必要があります。

複数人が管理するからといって、すべての管理職や教室長が情報を閲覧できるようにしてよいわけではありません。

ひな型③｜システム外にも記録を保存する場合

ひな型③は、責任者を含む複数人が情報を取り扱い、こまもろうシステム以外にも犯罪事実確認記録等を保存する運用を想定しています。

例えば、法令上認められる範囲で、確認情報を電子ファイルや書面などに記録し、管理する場合です。

この場合は、保存場所、閲覧権限、記録の取扱い、廃棄方法などについて、より具体的な管理が必要になります。

ただし、ひな型③を使用すれば、どのような情報でも自由に保存できるという意味ではありません。

記録・保存の必要性や内容、利用目的を確認し、法令で認められた範囲で取り扱う必要があります。

自社ではどのひな型を選べばよい？

まず、犯罪事実確認書を実際に閲覧する人を決めます。

次に、システム外に情報を記録・保存する必要があるかを確認します。

例えば、次のように整理できます。

小規模な教室であっても、経営者以外に確認情報を閲覧する人がいれば、ひな型①が適しているとは限りません。

反対に、従業員が多い会社でも、確認書を閲覧する人が責任者1人だけであれば、ひな型①が候補になります。

なお、公式ひな型は代表的な管理方法を想定したものです。自社の運用がいずれにも完全には当てはまらない場合は、ガイドラインで必要な措置を確認し、規程の内容を調整する必要があります。

情報管理規程に定めるべき内容

情報管理規程では、情報を安全に取り扱うため、組織体制や担当者の取扱方法、保管環境、システムの安全対策などを定めます。

こども家庭庁のガイドラインでは、主に次の内容が示されています。

情報管理責任者と閲覧できる人

まず決めるのは、誰が情報管理の責任を負うかという点です。

責任者を定めるだけでなく、実際に犯罪事実確認書を閲覧できる人を必要最小限に限定します。

例えば、本部で一括管理するのか、施設ごとに担当者を置くのかによって、権限の設定方法が変わります。

また、責任者が異動・退職した場合には、新しい責任者への引継ぎと、以前の担当者のアクセス権限の見直しが必要になります。

担当者への研修と秘密保持

犯罪事実確認情報を取り扱う担当者には、必要な研修や周知を行います。

例えば、情報を閲覧してよい目的、第三者への提供制限、誤送信や紛失が発生した場合の報告方法などです。

秘密保持は、在職中だけでなく、退職後も求められます。

情報の取扱いに関するルールを担当者が理解し、継続して守れるようにする必要があります。

パソコン・書類の管理

情報を取り扱う端末や書類についても、適切な管理が求められます。

例えば、パソコンのアクセス制限、画面を第三者に見られないための対策、端末の盗難防止などです。

システム外に情報を保存する場合には、保存先や取扱媒体に応じた追加の対策も必要になります。

情報管理規程には、一般的なセキュリティ対策を並べるだけではなく、実際に採用している管理方法を反映します。

システム外に記録を残さないなら、管理は簡単になる？

犯罪事実確認書の情報を、こまもろうシステム上でのみ確認する運用であれば、システム外で機微な情報を保存することによるリスクを減らせます。

そのため、システム外に保存する必要がないかを最初に検討することには意味があります。

ただし、「確認書の内容をシステム外に保存しない」ことと、「犯罪事実確認の実施状況を管理しない」ことは別です。

法律では、犯罪事実確認の実施状況などについて帳簿による管理が求められており、こまもろうシステムには帳簿が自動生成される仕組みがあります。

また、確認を行った日や再確認の時期、従事者の退職など、必要な管理がなくなるわけではありません。

ひな型①や②を選んだ場合でも、情報の取扱い、確認期限、アクセス権限などは継続して管理する必要があります。

職員が退職したとき、確認情報はどうする？

犯罪事実確認記録等は、いつまでも保存してよいものではありません。

こども家庭庁の公式Q&Aでは、次のような場合に廃棄・消去が必要になることが示されています。

• 犯罪事実確認書の確認日から5年を経過した日の属する年度の末日
• 対象となる従事者が離職した日
• 採用・任命しなかった場合の予定従事開始日
• 事業者が法律上の対象事業者でなくなった日

これらの所定の日から起算して、原則30日を経過する日までに、法律に基づく記録の廃棄・消去を行う必要があります。

例えば、対象職員が退職した場合には、その職員に関する犯罪事実確認記録等について、消去期限を確認し、必要な対応を行います。

こまもろうシステム上では、自動廃棄の仕組みが設けられています。

ただし、システム外に保存した記録がある場合、その記録まで自動的に削除されるとは限りません。

保存先を把握し、所定の期限までに適切に廃棄・消去できるよう管理することが必要です。

情報の漏えい・紛失が発生した場合は？

犯罪事実確認に関する情報が漏えいした場合や、そのおそれがある場合には、法律に基づく対応が必要になります。

例えば、情報を保存した端末の紛失、誤った宛先への送信、権限のない人による閲覧などが考えられます。

問題が発覚した場合は、まず責任者へ報告し、被害の拡大を防ぐための措置を講じます。

その後、事実関係、原因、影響範囲などを確認し、法令上必要な報告や本人への通知、再発防止策を進めます。

国への報告が必要となる事態や期限については、法令とガイドラインに定めがあります。

そのため、事業所内で誰に報告するのか、責任者が不在の場合はどうするのか、外部への報告を誰が担当するのかをあらかじめ決めておく必要があります。

規程の作成時に、連絡先や報告経路も整理しておくと対応しやすくなります。

こども家庭庁のひな型はそのまま使える？

こども家庭庁の情報管理規程ひな型は、各事業者が自社の実情に合わせて利用することを想定しています。

したがって、ひな型をダウンロードしただけでは、実際の情報管理体制が整ったことにはなりません。

例えば、規程では責任者1人が確認することになっていても、実際には別の職員も情報を閲覧しているのであれば、規程と運用が一致していません。

また、システム外に保存しないと定めているにもかかわらず、確認書の内容を電子ファイルに転記していれば、管理方法を見直す必要があります。

ひな型を利用する場合は、少なくとも次の事項を確認します。

1. 情報管理責任者は決まっているか
2. 閲覧できる人と権限が明確か
3. 記録・保存の方法が実際の運用と一致しているか
4. 担当者への研修・秘密保持のルールがあるか
5. 漏えい等が発生した場合の報告先が決まっているか
6. 退職などに伴う廃棄・消去を管理できるか

規程の内容が実際の管理方法と異なる場合には、ひな型の選択や条項の見直しを行います。

情報管理規程はいつまでに作成する？

情報管理規程を整備する時期は、事業者の区分によって異なります。

任意認定を申請する場合は、情報管理規程を添付する必要があります。

一方、学校や認可保育所などの義務対象事業者は、任意認定申請を行うわけではありませんが、法律に基づく情報管理措置を実施する必要があります。

認定対象の事業者であっても、認定申請をしない場合に、認定事業者としての情報管理規程の作成義務が直ちに生じるわけではありません。

ただし、ほかの法律や施設の運営基準に基づく個人情報管理などの義務は別途適用されます。

情報管理規程の作成は何から始めればよい？

最初からひな型の空欄を埋めるよりも、実際の情報管理方法を決めることから始めると整理しやすくなります。

まず、犯罪事実確認書を閲覧する責任者と担当者を決めます。

次に、情報をシステム上だけで確認するのか、システム外にも保存する必要があるのかを検討します。

そのうえで、対応するひな型を選び、閲覧権限、研修、機器の管理、漏えい時の対応、廃棄方法などを整えます。

作成後は、実際の運用が規程と一致しているかを確認します。

こども家庭庁は情報管理規程のひな型だけでなく、取扱記録、権限設定表、情報管理措置の解説動画も公開しています。

これらの資料を利用して、規程の作成と実際の情報管理体制を併せて準備することができます。

まとめ

日本版DBSの情報管理規程は、犯罪事実確認で得られる情報を適切に取り扱うための社内ルールです。

こども家庭庁では、情報を閲覧する人数とシステム外保存の有無に応じて、3種類のひな型を公開しています。

規程には、責任者、閲覧権限、保存方法、秘密保持、漏えい時の対応、廃棄・消去などの管理方法を定めます。

また、ひな型を作成するだけでなく、規程に記載した内容と実際の管理方法が一致している必要があります。

まずは誰が犯罪事実確認情報を閲覧するのか、システム外に記録を保存するのかを決め、自社の管理方法に合う規程を選ぶことから始めましょう。

日本版DBSの情報管理規程・認定申請に関するご相談

愛知県碧南市のいしかわ行政書士事務所では、碧南市・西尾市・高浜市・安城市・刈谷市・岡崎市など三河地域を中心に、愛知県内の日本版DBS認定申請に関する情報管理規程の作成、申請書類の整備、認定申請手続きをサポートしています。

例えば、次のようなご相談に対応します。

• 3種類の情報管理規程のうち、どれを使えばよいか整理したい
• こども家庭庁のひな型を自社の管理体制に合わせて作成したい
• 認定申請に必要な規程と提出書類をまとめて準備したい

規程は事業者ご自身で作成することもできます。

自社の情報管理方法が決まっていない段階でも、責任者や閲覧権限、保存方法などを整理しながら確認できます。お気軽にご相談ください。

出典

• こども家庭庁｜こども性暴力防止法（法令・施行ガイドライン・Q&A）
• こども家庭庁｜各種ひな型・参考例リンク集
• こども家庭庁｜情報管理措置に関する解説動画・資料
• こども家庭庁｜こまもろうナビ・制度の仕組み
• e-Gov法令検索｜こども性暴力防止法（令和6年法律第69号）

※2026年11月時点の公表資料に基づいています。情報管理規程の作成・変更時には、こども家庭庁の最新版のひな型・ガイドラインをご確認ください。