働きやすい職場認証の申請で不備になりやすいポイント｜必要書類を事前確認

働きやすい職場認証では、必要書類を持っていても、そのまま申請に使えるとは限りません。

例えば、

• 就業規則が改定前のまま
• 36協定の有効期間が切れている
• 本社一括届出の対象に申請営業所が入っていない
• 労働条件通知書に必要事項が不足している
• 安全衛生の会議はしているが議事録の内容が足りない

といった場合は、申請前に整理が必要です。

また、申請時に提出する書類だけでなく、認証項目を裏付けるため会社で保管する書類もあります。

申請前には、単に「書類があるか」ではなく、最新版か・申請対象と一致しているか・届出を証明できるか・中身が認証項目を満たしているかまで確認しましょう。

申請前に見るのは「5つの不備パターン」

働きやすい職場認証の必要書類を確認するときは、次の5つに分けると整理しやすくなります。

申請書を入力し始めてから確認するより、先にこの5点で会社の資料を点検した方が整理しやすくなります。

就業規則は「最新版」を出せるか確認する

就業規則で最初に確認したいのは、現在使っている内容と提出する書類が一致しているかです。

以前労働基準監督署へ届け出た就業規則を、その後変更している会社では、最初に提出した古い本文だけを出すわけではありません。

直近の届出が変更届の場合は、

• 労働基準監督署の受付が確認できる直近の変更届
• 変更内容を反映した最新版の就業規則本文

を確認します。

過去の変更届を全部集めるという意味ではありません。

現在の会社で実際に使用している最新版を確認してください。

10人未満だから就業規則はいらない、とはならない

常時10人未満の労働者を使用する事業場では、労働基準法上、就業規則の労基署への届出義務はありません。

ただし、働きやすい職場認証を受けるためには、10人未満でも就業規則を作成し、労働者へ周知していることが必要です。

この場合、認証のためだけに労基署へ届け出る必要まではありません。

「労基法上の届出義務がない」ことと、「認証上、就業規則が不要」ということは別です。

就業規則の受付印が見つからない場合も先に確認する

以前届け出た就業規則について、会社に受付印付きの控えが残っていないケースも考えられます。

公式FAQでは、その後に変更がある場合は直近の変更届と最新版本文で対応します。

変更していない場合については、労働基準監督署へ就業規則を再提出し、受付印があるものを提出する取扱いが示されています。

申請直前に気付くと対応が必要になるため、早めに確認しておきたい部分です。

36協定は「あるか」ではなく「現在有効か」を確認する

36協定では、ファイルが保存されていることだけで安心しないようにします。

最初に見るのは協定期間です。

申請時点で協定期間が終了している36協定では、現在の時間外・休日労働についての届出を確認できません。

次に、

• 労基署への届出が確認できるか
• 協定書を別に作成している場合はそろっているか
• 申請対象となる営業所をカバーしているか

を確認します。

特に複数営業所がある事業者は、会社全体で36協定を届け出ているという認識だけで終わらせないことが大切です。

本社一括届出では営業所の漏れを確認する

就業規則や36協定を本社一括で届け出ている場合は、「届出事業場一覧表」など、一括届出の対象を確認できる資料も使用します。

ここでは、

認証申請する営業所が一覧に含まれているか

を確認します。

例えば、認証申請する営業所が5か所あるのに、一括届出の対象が4か所しかなければ、そのままでは両方の営業所範囲が一致しません。

本社・営業所一覧と、就業規則や36協定の届出対象を照らし合わせてください。

e-Gov申請は「受付印がない」で止まらない

就業規則や36協定をe-Govで電子届出している場合は、紙の受付印がありません。

その場合は、届け出た書類とともに、e-Govの状況照会画面を確認します。

公式FAQでは、申請状況が、

• 到達
• 審査中
• 審査終了
• 手続終了

など、「到達」以降になっていることが確認できる画面を使用する取扱いになっています。

受付印の有無だけで判断するのではなく、どの方法で届出済みであることを証明するかを確認します。

労働条件通知書は書類名より中身を見る

「労働条件通知書」というタイトルの書類があれば、それだけで認証項目を満たすとは限りません。

法令上明示が必要となる、

• 契約期間
• 就業場所
• 業務内容
• 始業・終業時刻
• 休日・休暇
• 時間外労働の有無
• 賃金
• 賃金の締切日・支払日
• 退職に関する事項

などが記載されているか確認します。

反対に、「雇用契約書」という名称でも、必要な労働条件が記載されていれば労働条件通知書の代わりとして使用できる場合があります。

書類の名称ではなく、内容を見るのがポイントです。

昔の労働条件通知書をそのまま使っていないか確認する

労働条件の明示事項は法改正によって変更されることがあります。

そのため、何年も前に作った会社独自のひな形を現在もそのまま使用している場合は、現行の明示事項へ対応しているか確認します。

申請用としてだけ別の書類を作るのではなく、現在会社で実際に使用している労働条件通知書や雇用契約書の内容を確認した方がよいでしょう。

安全衛生の会議をしていても議事録の中身を確認する

安全衛生関係は、

「毎月ミーティングをしているので大丈夫」

とは限りません。

常時50人未満の事業場では、安全衛生委員会等の法定設置義務がない場合でも、安全・衛生について従業員の意見を聴く機会を設けていることが求められます。

その証拠として、直近の議事録などを確認します。

議事録には少なくとも、

• 日時
• 場所
• 出席者
• 安全衛生に関する議題
• 従業員からの意見等

が分かるようにしておきます。

単なる乗務員教育や業務連絡では足りない場合がある

定期的に乗務員教育を行っている会社でも、その資料をそのまま安全衛生関係の証拠として使えるとは限りません。

例えば、

「会社から注意事項を説明して終了」

という一方向の会議では、従業員の意見を聴く機会とは言いにくくなります。

一方で、通常の会議や研修の中でも、

• 安全衛生に関する議題がある
• 従業員から意見・要望を聴いている
• その内容が経営側へ伝わる

ことが議事録から確認できれば、認証上の資料として扱える場合があります。

会議の名称より、内容を確認してください。

50人以上では委員会の構成まで確認する

常時50人以上のトラック営業所などでは、法令上必要となる安全委員会・衛生委員会・安全衛生委員会等について確認します。

提出資料では、直近の議事録だけでなく、構成員一覧または体制表も確認します。

例えば、

• 産業医
• 衛生管理者
• 安全管理者
• 議長
• 会社側委員
• 従業員側委員

など、法令上必要となる構成が適切かを確認します。

「委員会を開催した記録がある」だけではなく、体制面も確認対象です。

健康診断は「個人結果」を出さない

常時50人以上の事業所では、直近1回分の定期健康診断結果報告書を提出します。

ここで提出するのは、労働基準監督署へ提出する定期健康診断結果報告書です。

運転者一人ひとりの健康診断結果票を提出するものではありません。

個人情報を含む健康診断結果をそのまま提出書類へ入れないよう確認してください。

50人未満でも健康診断関係の資料は整理しておく

常時50人未満であれば、定期健康診断結果報告書の提出は不要です。

しかし、健康診断の実施そのものが不要になるわけではありません。

認証項目を裏付ける保管資料として、健康診断に関する記録を整理しておきます。

ここでも、

「申請時に提出しない」＝「用意しなくてよい」

ではありません。

提出書類と保管書類を混ぜない

申請準備では、書類を二つに分けると整理しやすくなります。

申請時に提出する書類

例えば、

• 就業規則
• 36協定
• 労働条件通知書
• 安全衛生関係書類
• 条件に該当する場合の定期健康診断結果報告書
• 行政処分がある場合の是正資料

です。

会社で保管しておく書類

認証項目によって、

• 労働時間の管理資料
• 時間外・休日労働の管理資料
• 有給休暇の管理資料
• 健康診断関係資料
• 各種計画
• 取組実績が分かる資料

などを保管します。

紙申請では、保管書類まで一緒に郵送するものではありません。

一方、必要になったときに提示できるよう、常に最新版を保管しておく必要があります。

「自認した項目」と保管資料が合っているか確認する

働きやすい職場認証では、自社が満たしている認証項目について自認して申請します。

そのため、

自認欄にチェックしたのに、それを裏付ける書類が社内にない

という状態は避けたいところです。

申請前には、

1. 自認する項目を決める
2. その項目に必要な提出書類を確認する
3. 保管書類を確認する
4. 実際の会社の運用と一致しているかを見る

という順番で確認すると整理しやすくなります。

保管書類は古い年度のままにしない

保管書類は、一度ファイルを作れば認証期間中ずっと同じ資料を置いておけばよいわけではありません。

年度変更や協定更新などによって内容が更新された場合は、最新の資料へ差し替えて保管します。

例えば、

• 新しい36協定へ更新した
• 労働時間の計画を更新した
• 新年度の有給休暇管理簿になった
• 新しい健康診断を実施した

といった場合です。

申請時だけ書類をそろえるのではなく、認証後も更新できる管理方法を考えておくと運用しやすくなります。

申請営業所の範囲と書類の範囲をそろえる

複数営業所がある会社では、書類単体の内容が正しくても、対象範囲が合っていないことがあります。

申請前に、

• 本社・営業所一覧
• 就業規則の対象
• 36協定の対象
• 安全衛生関係資料の対象
• 自認した認証項目の対象

を照合します。

「本社ではやっているが、申請する営業所では行っていない」

という項目もあり得ます。

認証制度でいう「全ての営業所」「一部の営業所」は、申請書の本社・営業所一覧に記載した営業所を基準に判断します。

申請後の補正依頼を放置しない

申請後に、事務局や審査員から、

• 不備の補正
• 書類の確認
• 追加資料の提出

を求められることがあります。

ここで大切なのは、指定された期限内に対応することです。

公式サイトでは、不備補正や追加要求資料の提出、審査料・登録料の支払いなどが指定時期を超えた場合、申請がキャンセルになる場合があると案内されています。

申請した後も、登録したメールアドレスや担当者宛ての連絡を確認できる状態にしておきましょう。

申請前チェックリスト

申請を始める前に、次を確認してみてください。

1. 就業規則は最新版か
2. 就業規則の届出状況を確認できるか
3. 36協定は現在有効か
4. 36協定の対象営業所は申請範囲と一致しているか
5. 本社一括届出なら届出事業場一覧表があるか
6. e-Gov届出なら状況照会を確認できるか
7. 労働条件通知書の必要事項はそろっているか
8. 安全衛生関係の議事録に必要な内容が入っているか
9. 50人以上の場合は委員会構成も確認できるか
10. 健康診断関係で提出する書類と保管する書類を分けたか
11. 自認する認証項目の裏付け資料があるか
12. 保管書類は最新版になっているか
13. 申請する営業所すべてについて確認したか

「書類はある」と答えるだけではなく、各項目について実際に資料を開いて確認するのがポイントです。

まとめ

働きやすい職場認証の申請では、必要書類を持っていることだけでなく、申請に使える状態になっているかを確認します。

特に、

• 最新版か
• 有効期間内か
• 申請営業所と対象範囲が一致しているか
• 労基署への届出を確認できるか
• 書類の中身が必要事項を満たしているか
• 自認した項目を裏付ける保管資料があるか

を確認しておくと、申請準備を進めやすくなります。

また、提出書類と保管書類は別です。

就業規則、36協定などの提出資料だけをそろえて終わりにせず、労働時間・休日・健康診断など、認証項目を裏付ける資料まで申請前に確認してください。

いしかわ行政書士事務所

愛知県碧南市のいしかわ行政書士事務所では、碧南市・西尾市・高浜市・安城市・刈谷市・岡崎市など三河地域を中心に、運送事業者の働きやすい職場認証について、申請前の書類確認や認証項目の整理をサポートしています。

「必要書類はあるが、この状態で提出できるか確認したい」

「どの認証項目を自認できるのか分からない」

「提出書類と保管書類を申請前に一度整理したい」

といった場合には、現在そろっている資料を認証項目と照らし合わせながら確認できます。

なお、就業規則や36協定そのものの作成・変更、労働基準監督署への届出などについては、社会保険労務士の業務範囲を踏まえて対応を整理します。

申請準備の段階でも、現在ある資料から不足している部分を整理できます。お気軽にご相談ください。

出典

• 一般財団法人日本海事協会｜「一つ星・二つ星」申請案内書 2026年4月第6版
• 一般財団法人日本海事協会｜働きやすい職場認証制度 よくある質問
• 一般財団法人日本海事協会｜働きやすい職場認証制度 新規取得の方へ
• 国土交通省｜自動車運送事業のための「働きやすい職場認証制度」の概要