働きやすい職場認証の一つ星申請では、労働条件通知書について、単に「会社で作っているか」ではなく、運転者へ必要な労働条件を適切に明示しているかを確認します。
2026年版の申請案内では、契約期間、就業場所、仕事の内容、始業・終業時刻、休日・休暇、時間外労働、賃金、退職などに加え、現在は就業場所・仕事の内容の「変更の範囲」も確認事項に含まれています。
また、営業所によって使用する様式が同じか違うかによって、提出する労働条件通知書の枚数も変わります。
申請前には「労働条件通知書という名前の書類があるか」ではなく、現在の法令に合った内容になっているかまで確認することがポイントです。
労働条件通知書は一つ星の確認資料
働きやすい職場認証では、労働条件通知書は一つ星の提出書類の一つです。
会社が運転者を採用するときに、賃金や労働時間などの労働条件を適切に書面で明示しているかを確認します。
そのため、給与明細や求人票を提出するものではありません。
実際に労働契約を結ぶ際に運転者へ示した労働条件通知書、または必要事項を満たした雇用契約書を確認します。
全営業所が同じ様式なら原則1名分
2026年版では、全営業所で同じ労働条件通知書の様式を使用している場合、任意の営業所について、過去1年間に新規採用した任意の運転者1名分を提出します。
たとえば本社営業所、西尾営業所、岡崎営業所で、すべて同じ様式を使っている場合です。
この場合、営業所ごとに1名ずつ提出するのではなく、共通様式として確認できる1名分を提出する形になります。
古い制度資料には営業所ごとに提出する旨の記載もあるため、申請時は現在の2026年版申請案内を基準に確認します。
営業所ごとに様式が違うならそれぞれ提出する
一方、営業所ごとに異なる労働条件通知書を使用している場合は扱いが変わります。
その場合は、それぞれの営業所について、過去1年間に採用した運転者1名分を提出します。
たとえば、
本社では日給月給制用の通知書
岡崎営業所では月給制用の通知書
というように様式自体が異なる場合です。
申請前には、まず全営業所で使用している通知書の様式が同じかを確認すると、必要な提出資料を判断しやすくなります。
過去1年間に新規採用者がいない場合
過去1年間に運転者を採用していない会社でも申請できます。
その場合は、1年以上前のもので構わないため、直近に採用した運転者の労働条件通知書を提出します。
「過去1年に採用していないから労働条件通知書は提出不要」という扱いではありません。
まず過去の雇用関係書類を確認します。
過去の通知書が残っていない場合は？
さらに、
「昔からいるドライバーばかりで通知書が残っていない」
「これまで労働条件通知書を作成していなかった」
という場合の取扱いも公式資料で示されています。
この場合は、今後運転者を採用するときに使用する労働条件通知書のひな形を作成して提出します。
ただし、これは過去に労働条件を明示しなくてもよかったという意味ではありません。
認証申請上は今後使用する適正な様式を確認する取扱いですが、会社としては今後、採用時の労働条件明示を適切に行える運用へ改める必要があります。
何が書かれているか確認される？
2026年版申請案内では、主に次の内容を確認します。
- 労働契約の期間
- 就業場所
- 仕事の内容
- 就業場所の変更の範囲
- 仕事の内容の変更の範囲
- 始業時刻
- 終業時刻
- 休日
- 休暇
- 時間外労働の有無
- 賃金
- 賃金締切日
- 賃金支払日
- 賃金の支払方法
- 退職等に関する事項
単に、
「月給30万円・勤務時間8時～17時」
だけでは、労働条件通知書として確認すべき内容を十分に示せない場合があります。
2024年から「変更の範囲」が追加されている
古い労働条件通知書を使い続けている会社で、特に確認したいのがここです。
2024年4月1日から、労働契約締結時には、
雇入れ直後の就業場所・業務
だけでなく、
将来変更される可能性のある就業場所・業務の範囲
についても明示する必要があります。
たとえば就業場所なら、
「雇入れ直後：岡崎営業所
変更の範囲：会社の定める愛知県内の営業所」
といった整理です。
業務も、
「雇入れ直後：大型トラックによる貨物運送業務
変更の範囲：会社の定める運送・関連業務」
など、自社で想定する変更範囲を明示します。
実際にどこまで配置転換する可能性があるのかに合わせて記載する必要があります。
「変更の範囲」はとりあえず広く書けばよいわけではない
変更の範囲は、将来的な配置転換なども含めて、労働契約期間中に変更される可能性のある範囲を示すものです。
実際には転勤させない会社なのに「全国の営業所」と記載したり、運転業務しか想定していないのに無制限に「会社の定めるすべての業務」と書けばよいというものではありません。
自社の雇用条件と配置転換の可能性を確認して記載します。
認証申請でも、現在使用している通知書が2024年以降の明示ルールへ対応しているかを見るとよいでしょう。
有期雇用なら契約更新についても確認する
契約社員や有期雇用のドライバーについては、期間だけでなく契約更新関係も確認します。
有期労働契約を更新する可能性がある場合には、更新の基準を明示します。
また、
- 通算契約期間の上限
- 更新回数の上限
を設定している場合は、その上限も明示します。
更新の際に無期転換申込権が発生する場合には、無期転換申込機会や無期転換後の労働条件についても、現在の労働条件明示ルールに沿った対応が必要です。
一つ星申請だけのためではなく、現在使っている雇用書式として法令に対応しているかを確認します。
雇用契約書でも代用できる
「労働条件通知書という名前の書類を使っていない」という会社もあります。
働きやすい職場認証では、必ずしもタイトルが「労働条件通知書」である必要はありません。
会社と従業員が署名する「雇用契約書」を使用している場合でも、その中に労働基準法上必要な労働条件が記載されていれば代用できます。
したがって、
書類名ではなく内容
で判断します。
反対に、「雇用契約書」という立派な書類があっても、賃金、休日、労働時間など必要な事項が抜けていれば、そのままでは確認資料として不十分になります。
社会保険・雇用保険の記載がないと不合格？
働きやすい職場認証の公式FAQでは、労働条件通知書に社会保険や雇用保険の記載がない場合についても回答しています。
これらの記載は望ましいものの、認証項目7については、労働基準法に基づいて明示が求められている事項が記載されていれば充足するとされています。
したがって、
「健康保険・厚生年金・雇用保険の欄がないから、それだけで一つ星を取得できない」
とは限りません。
ただし、社会保険等への適正加入自体は、働きやすい職場認証の別の基本要件・認証項目とも関係します。
通知書への記載と、実際に適正加入しているかは別問題
として確認します。
トラック会社では勤務時間の書き方にも注意する
運転者の場合、実際の勤務は固定した8時～17時だけとは限りません。
- 早朝出発
- 夜間運行
- シフト勤務
- 変形労働時間制
などを採用している会社もあります。
その場合、実際の制度と労働条件通知書の記載が合っているかを確認します。
たとえば通知書には毎日8時～17時と書かれているのに、実際には日によって大きく異なる勤務をさせているのであれば、通知書の内容と実態を見直す必要があります。
認証申請用の書類だけ整えるのではなく、実際に運転者へ適用する勤務制度を正しく記載することが前提です。
賃金欄も「月給○万円」だけで終わらせない
労働条件通知書では、賃金についても、
- 基本給
- 手当
- 賃金の計算方法
- 締切日
- 支払日
- 支払方法
などを確認します。
特に固定残業代を採用している場合には、通常の賃金部分と固定残業代の関係、対象となる時間数・金額、超過分を別途支給することなど、法令上必要となる内容を適切に明示する必要があります。
トラック運送会社では歩合給や各種運行手当を設けている会社もあるため、給与規程と労働条件通知書が矛盾していないかも確認した方がよいでしょう。
求人票と労働条件通知書は別物
求人票に労働条件を書いているから、労働条件通知書を作成しなくてよいわけではありません。
求人票は募集時の条件を示すものです。
労働条件通知書は、実際にその人と労働契約を締結するときの労働条件を明示するものです。
採用時に求人条件から変更が生じた場合もあるため、最終的に合意した労働条件を通知書・雇用契約書へ反映させます。
就業規則を渡しているだけでは代わりにならないと考える
会社によっては、
「細かい条件は就業規則に全部書いてある」
としている場合があります。
しかし、働きやすい職場認証では労働条件通知書が独立した提出資料になっています。
契約期間、勤務地、仕事内容、賃金など、その運転者個人に適用される労働条件を確認できる書類を準備します。
就業規則と労働条件通知書は役割が異なります。
通知書と実際の勤務条件を照合する
申請前には、書類そのものだけでなく実際の会社運用との整合も見ておくとよいでしょう。
たとえば、
労働条件通知書
「休日：土曜・日曜」
実際の勤務
毎週土曜日も通常出勤
となっていれば、内容にズレがあります。
同様に、
- 通知書の賃金と実際の給与計算
- 通知書の勤務地と実際の配属
- 通知書の業務内容と実際の仕事
- 通知書の勤務時間と実際の勤務制度
を確認します。
働きやすい職場認証では、別の認証項目で労働時間や休日等も確認するため、書類同士・実態との食い違いを申請前に整理しておく方が進めやすくなります。
申請前に確認する順番
労働条件通知書については、次の順番で確認すると整理しやすくなります。
- 全営業所で同じ様式を使っているか
- 過去1年間に新規採用した運転者がいるか
- 採用がない場合は直近の通知書が残っているか
- 通知書がなければ今後使用する運転者用ひな形を準備する
- 契約期間が記載されているか
- 就業場所・仕事内容と変更の範囲が記載されているか
- 始終業時刻・休日・休暇・時間外労働が記載されているか
- 賃金の計算・締切日・支払日・支払方法を確認できるか
- 退職に関する事項が記載されているか
- 有期雇用の場合は更新基準等が現在の法令に対応しているか
- 実際の労働条件と書面の内容が一致しているか
この確認をしてから申請資料にすると、単純な記載漏れを見つけやすくなります。
まとめ
働きやすい職場認証では、労働条件通知書の有無だけでなく、現在の労働基準法上必要な事項が記載されているかを確認します。
2026年版では、契約期間、就業場所、仕事内容、始終業時刻、休日・休暇、時間外労働、賃金、退職などに加え、就業場所・仕事内容の変更の範囲も確認します。
全営業所で共通様式を使用している場合は原則として任意の営業所の運転者1名分、営業所ごとに様式が異なる場合はそれぞれの営業所の運転者1名分を提出します。
過去1年間に採用者がいなければ直近のもの、過去の通知書が残っていなければ今後使用する運転者用ひな形を提出できます。
また、雇用契約書でも必要な労働条件が記載されていれば代用できます。
申請前には、書類の名称ではなく、
現在の法定明示事項が入っているか、そして実際の労働条件と一致しているか
まで確認するとよいでしょう。
いしかわ行政書士事務所
愛知県碧南市のいしかわ行政書士事務所では、碧南市・西尾市・高浜市・安城市・刈谷市・岡崎市など三河地域を中心に、トラック運送会社の働きやすい職場認証制度の申請準備をサポートしています。
「現在使っている労働条件通知書をそのまま提出できるか確認したい」「古い様式なので現在の明示事項を満たしているか分からない」「一つ星の認証項目と就業規則・雇用契約書などをまとめて確認したい」といった段階から整理できます。
申請できる状態か分からない段階でも、現在の労務関係書類と認証項目を照らし合わせながら確認できます。お気軽にご相談ください。
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出典
- 一般財団法人日本海事協会｜2026年4月第6版「一つ星・二つ星申請案内書」
- 一般財団法人日本海事協会｜働きやすい職場認証制度 よくある質問
- 厚生労働省｜採用時に明示すべき労働条件
- 厚生労働省｜2024年4月から労働条件明示のルールが変わります
- 厚生労働省｜労働条件通知書（モデル様式）